Let op de privacy van je zieke werknemer in het verzuim- en re-integratiedossier
Bij ziekte van een werknemer is het belangrijk om informatie op een juiste manier te registreren. We hebben immers te maken met de privacy van de werknemer. Maar hoe doe je dit? Wat is jouw verantwoordelijkheid als leidinggevende? En wat mag wel en niet worden vastgelegd?
Sinds 25 mei 2018 is de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. In deze wet wordt melding gemaakt van bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens over onder meer geloof, ras en gegevens over de gezondheid van werknemers. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering is.
Wat is jouw verantwoordelijkheid?
Als klant van mkbasics.nl maak je gebruik van de online applicatie Visma Verzuim. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat alleen direct betrokken werknemers (vaak personeelszaken en eventueel de leidinggevende) toegang hebben tot het verzuimdossier. Daarnaast dien je ervoor te zorgen dat gegevens met in achtneming van de privacywetgeving worden geregistreerd.Het verzuim- en re-integratiedossier
Bij mkbasics.nl maken wij bij verzuim onderscheid tussen een medisch dossier (alleen toegankelijk voor de (bedrijfs-)arts en adviseur arbeid en gezondheid) en een verzuim- en re-integratiedossier, waar jij en de casemanager in werken.Een dossier start met een ziekmelding door jou als klant in Visma Verzuim. Jouw casemanager neemt volgens contractafspraken contact met je op en aansluitend wordt het verzuim- en re-integratiedossier aangelegd en gevuld.Wat mag niet vastgelegd worden?
Er mogen géén gegevens over de gezondheid van de werknemer worden vastgelegd. Dus niet:
- diagnoses, naam en oorzaak ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
- je eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
- gegevens, e-mails en gespreksnotities over therapieën, medicijngebruik, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d.;overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding etc.
Het kan zijn dat je werknemer bovenstaande zaken wel aan jou als werkgever vertelt of mailt. Ook dan is het zaak om dit niet vast te leggen. Je hoeft deze gegevens ook niet te delen met de arbodienst. Je werknemer zal met de (bedrijfs-)arts/adviseur arbeid en gezondheid hierover in gesprek gaan.
Intakegesprek met een zieke medewerker
Een goed intakegesprek met je werknemer bij de ziekmelding verschaft al veel duidelijkheid zonder te praten over medische zaken. Wij adviseren om bij de ziekmelding de zaken te vragen die je als werkgever wél mag vragen. Dit zijn:
- wat is het correcte privé telefoonnummer, privé e-mailadres en het verblijfadres;
- wat moet er gedaan worden voor de overdracht van de lopende werkzaamheden;
- hoe lang gaat het verzuim vermoedelijk duren;
- is er sprake van een bedrijfs- of verkeersongeval;
- is de ziektewetvangnet of de no-riskpolis van toepassing;
- en, heel belangrijk, ter afsluiting maak je afspraken over een vervolg contactmoment.
Op basis van de verkregen informatie kun je overleggen met je casemanager of je wel of niet een medische beoordeling wilt laten inplannen en op welke termijn.
Wat mag je dan wél in een verzuimdossier opnemen?
De (bedrijfs-)arts en adviseur arbeid en gezondheid zijn degenen de arbeidsongeschiktheid en de daaruit voortkomende functionele beperkingen beoordelen. Pas als er een medische beoordeling heeft plaatsgevonden en je een re-integratieadvies hebt gekregen, kan er ook gesproken worden over de beperkingen. Je kunt dan met de werknemer in gesprek over bijvoorbeeld het verrichten van passende werkzaamheden. De zaken die in de spreekuurrapportage worden genoemd, mag je ook in de verdere (gespreks-)notities gebruiken. Daarnaast gebruik je dan termen als behandelaar (niet fysiotherapeut), specialist (niet longarts), instelling (niet ziekenhuis), onderzoek (niet MRI scan), acute medische situatie (niet met ambulance opgehaald). Als je geen beschrijving kunt bedenken, vervang dan alle medische termen door bijvoorbeeld een *.
Omdenken
Ondanks de hindernissen die je (mogelijk) ervaart ten gevolge van de privacywetgeving, sluit de AVG aan bij de doelstelling van de in 2002 ingevoerde Wet Verbetering Poortwachter. Deze wetgeving heeft als doel de werkgever en de zieke werknemer verantwoordelijk te maken voor de re-integratie en uit te gaan van mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden. Hierbij dient niet meer de ziekte als de kern van het probleem, maar ligt de oplossing in het denken in mogelijkheden. Je kunt hierin als werkgever je werknemer begeleiden door zoveel mogelijk samen het gesprek aan te gaan rondom het organiseren van gezond én passend werk, met de focus op wat wél kan.
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met je vaste casemanager van mkbasics.nl. Ben je geen klant van mkbasics.nl, dan raden we je aan contact op te nemen met je eigen arbodienst voor passende ondersteuning.