Verzuimsysteem
Xpert Suite
Klaar voor de toekomst!
Daarom hebben we besloten om over te stappen op Xpert Suite, het meest complete verzuimsysteem van Nederland. In één systeem werken ondernemer, leidinggevende, HR, casemanager, bedrijfsarts en andere professionals samen. Xpert Suite biedt de benodigde tools om de re-integratieprocessen optimaal te ondersteunen, rekening houdend met de hoogste veiligheidsstandaarden.
Het werken met Xpert Suite is uiterst gebruiksvriendelijk en dit gemak zul je zeker ervaren. Dankzij de handige analysetools en automatische waarschuwingen behoud je overzicht over jouw verplichtingen.
Deze overstap biedt niet alleen efficiëntie, maar ook flexibiliteit die ons in staat stelt om te blijven evolueren in een steeds veranderende markt, waardoor we onze klanten optimaal van dienst kunnen blijven.
Snel naar:
Video's
Xpert Suite training (YouTube)
Veelgestelde vragen - Q&A
- Wanneer ga ik over op Xpert Suite en hoe word ik hierover geïnformeerd?
We gaan Xpert Suite gefaseerd uitrollen voor onze klanten. Voordat de dossiers worden overgezet op Xpert Suite, wordt men geïnformeerd per mail. Deze mail gaat uit naar de vaste contactpersoon en de gebruikers van het portaal van Visma Verzuim.
- Wat betekent dit voor mijn medewerkers?
Voor jouw medewerkers zal er niets veranderen aan onze dienstverlening.
- Ik heb een specifieke vraag, waar kan ik terecht?
Voor een vraag met betrekking tot inloggen of het aanmaken van een account in Xpert Suite, kan je terecht bij info@mkbasics.nl. Voor overige vragen kan je terecht bij jouw vaste aanspreekpunt binnen mkbasics.nl.
- Waarom krijg ik een datakluis?
- Het delen van persoonsgegevens door werkgevers met dienstverleners is uitsluitend toegestaan als er sprake is van doelmatigheid.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft scherpe kaders gesteld, in het bijzonder voor de uitwisseling van NAW- & BSN-gegevens tussen werkgevers en (arbo)dienstverleners. Met de Datakluis wordt de verwerking van personeelsgegevens gefaciliteerd voor de werkgever.
In een beveiligde kluis kan eenvoudig deze data worden gedeeld op zowel geanonimiseerd als niet-geanonimiseerd niveau met ketenpartners in de sociale zekerheid, indien er sprake is van doelmatigheid (AVG). - Vraag: Ik wil graag een koppeling. Waar kan ik informeren naar de mogelijkheden?
- Als je belangstelling hebt in een koppeling van jouw HR-systeem naar Xpert Suite, kan je dit aangeven bij jouw casemanager. Hier zijn kosten aan verbonden.
- Wat is de datakluis?
Iedere werkgever krijgt een eigen datakluis. In deze datakluis kunnen alle medewerkers en hun gegevens worden vastgelegd; zowel handmatig als geautomatiseerd (via een koppeling met het HR-systeem). Deze gegevens zijn afgeschermd voor mkbasics.nl. Pas wanneer een medewerker moet worden opgeroepen vanwege verzuim of andere omstandigheden, worden de gegevens zichtbaar voor mkbasics.nl.
Wanneer je voor het eerst inlogt, word je gevraagd om akkoord te geven op de datakluis en om een datakluisbeheerder aan te wijzen. De datakluisbeheerder is meestal een leidinggevende, directeur of eigenaar binnen de werkgever. Er zijn geen kosten verbonden aan de datakluis.
- Ik heb een koppeling van mijn HR-systeem naar Verzuimsignaal. Wat gaat hiermee gebeuren?
- Er wordt contact opgenomen met de bij ons bekende contactpersonen bij jouw organisatie. Dan bespreken we samen hoe we de koppeling kosteloos zullen overzetten naar een koppeling met Xpert Suite. Hiervoor werken wij samen met een externe partij genaamd How2Wow.
- Waarom heeft mkbasics een nieuw portaal?
- Aangezien mkbasics.nl constant bezig is met het vernieuwen en innoveren van onze dienstverlening, hebben wij besloten om over te gaan op een nieuw portaal.
Met dit nieuwe portaal, kunnen wij veilig communiceren. Dit houdt in dat wanneer er een document klaar staat in het dossier van een werknemer, wij deze communiceren via het portaal. Je ontvangt een mail dat er een document klaar staat met een directe link naar het portaal. Zo voorkomen we dat er persoonlijke informatie gedeeld wordt via onveilige kanalen. - Wat zijn de voordelen voor mij als werkgever?
- Xpert Suite heeft een helder en gebruiksvriendelijk klantportaal.
- Persoonsgegevens zijn beschermd volgens actuele wet- en regelgeving en we voorkomen datalekken door te communiceren via de portalen.
- Meer tijd vanuit de zorgprofessionals voor de jullie organisatie en werknemers. Xpert Suite biedt betere ondersteuning voor onze zorgprofessionals.
- Ik ben HR / leidinggevende en ik ben ingelogd in het portaal. Wat nu?
- Op deze pagina vind je ook handleidingen voor het portaal. In deze handleidingen wordt het startscherm uitgelegd en kan je terugvinden hoe je dossier(s) kan volgen van werknemers.
- Wat gaat er veranderen ten opzichte van Visma Verzuim?
Er zullen twee zaken veranderen ten opzichte van Visma Verzuim.
Ten eerste kunnen de factuurbijlages worden ingezien via het klantportaal Xpert Suite. De factuur zelf zal op dezelfde manier als voorheen worden verzonden.Ten tweede gaan we werken met een datakluis. Hierin worden de gegevens van jouw medewerkers afgeschermd. Pas wanneer een medewerker verzuimt, worden de gegevens inzichtelijk voor mkbasics.nl.
Alle verzuimhistorie van Visma Verzuim zal ook beschikbaar zijn in Xpert Suite.- Is dit nieuwe systeem betrouwbaar?
- Xpert Suite voldoet aan alle veiligheidseisen die passen bij onze strenge veiligheidsnormen. We implementeren het systeem samen met Otherside at Work. Wij zien Otherside at Work als een betrouwbare partner die voldoet aan onze eisen met betrekking tot veiligheid en certificeringen.
- Hoe krijg ik een account voor het klantportaal?
Wanneer je een account heb in Visma Verzuim, krijg je automatisch een account in Xpert Suite. Op de dag dat jouw werkgever overgaat op Xpert Suite, ontvang je een uitnodiging om jouw account te activeren en een wachtwoord aan te maken.
Heb je nog geen account voor Visma Verzuim, maar wil je deze wel in Xpert Suite? Binnen iedere organisatie zijn er een of meerdere super-users aangewezen. Dit zijn dezelfde super-users als in het portaal van Visma Verzuim. Deze super-users zijn verantwoordelijk voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers. De super-user kan accounts aanmaken voor HR-medewerkers en leidinggevenden. Zodra de gebruiker is aangemaakt, ontvangt deze een mail om het account te activeren en een wachtwoord aan te maken.
- Hoe log ik in?
- Wanneer er een account voor je is aangemaakt, ontvang je eerst een mail met een link om je account te activeren en een wachtwoord aan te maken. Hierbij moet je een aantal stappen doorlopen. Klik op de link in de ontvangen mail om een wachtwoord aan te maken. De gebruikersnaam zie je ook meteen in dit scherm. Je registreert je mobiele telefoonnummer, waarna je op ‘bevestig SMS versturen’ klikt. Let op: voer het nummer in zonder streepje. Let op: Je kan er ook voor kiezen om een authenticatie app te gebruiken in plaats van een SMS via je mobiele nummer.
Zodra je dit hebt gedaan, kan je inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord op login.xpertsuite.nl. Aangezien Xpert Suite werkt met persoonsgegevens, wordt er altijd gevraagd om nog een extra stap om jezelf te identificeren door een code via SMS of authenticatie app. - Het lukt niet om in te loggen, wat nu?
Indien je jouw wachtwoord bent vergeten, kan je klikken op ‘wachtwoord vergeten’. Hierna ontvang je een link op jouw e-mailadres om een nieuw wachtwoord in te voeren. Indien je jouw gebruikersnaam bent vergeten of het niet lukt om in te loggen, neem je contact op met de super-user binnen jouw organisatie. Zij kunnen aangeven wat jouw gebruikersnaam is en je opnieuw een uitnodigingsmail sturen om een wachtwoord aan te maken. Ben je een super-user of komt jouw super-user er niet uit? Mail dan naar info@mkbasics.nl voor vragen over het account.
- Ik ben HR / leidinggevende. Ik zie de dossiers van mijn werknemers niet staan in het portaal. Wat nu?
- Wanneer je wel kan inloggen als HR / leidinggevende, maar geen werknemersdossiers kan inzien, staan de autorisaties niet goed ingesteld. Neem contact op met jouw supergebruiker en geef aan voor welke afdeling(en) jij de dossiers moet kunnen inzien.