Veelgestelde vragen over Xpert Suite

Iedere werkgever krijgt een eigen datakluis. In deze datakluis kunnen alle medewerkers en hun gegevens worden vastgelegd; zowel handmatig als geautomatiseerd (via een koppeling met het HR-systeem). Deze gegevens zijn afgeschermd voor mkbasics. Pas wanneer een medewerker moet worden opgeroepen vanwege verzuim of andere omstandigheden, worden de gegevens zichtbaar voor mkbasics.

Wanneer je voor het eerst inlogt, word je gevraagd om akkoord te geven op de datakluis en om een datakluisbeheerder aan te wijzen. De datakluisbeheerder is meestal een leidinggevende, directeur of eigenaar binnen de werkgever. Er zijn geen kosten verbonden aan de datakluis.

Zie hiervoor de hand-out datakluis. 

Het delen van persoonsgegevens door werkgevers met dienstverleners is uitsluitend toegestaan als er sprake is van doelmatigheid.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft scherpe kaders gesteld, in het bijzonder voor de uitwisseling van NAW- & BSN-gegevens tussen werkgevers en (arbo)dienstverleners. Met de Datakluis wordt de verwerking van personeelsgegevens gefaciliteerd voor de werkgever.

In een beveiligde kluis kan eenvoudig deze data worden gedeeld op zowel geanonimiseerd als niet-geanonimiseerd niveau met ketenpartners in de sociale zekerheid, indien er sprake is van doelmatigheid (AVG). Zie hiervoor de hand-out datakluis. 

Zie hiervoor de handleiding van Xpert Suite, pagina 5.

Wanneer je wel kan inloggen als HR / leidinggevende, maar geen werknemersdossiers kan inzien, staan de autorisaties niet goed ingesteld. Neem contact op met jouw supergebruiker en geef aan voor welke afdeling(en) jij de dossiers moet kunnen inzien.

Op deze pagina vind je ook handleidingen voor het portaal. In deze handleidingen wordt het startscherm uitgelegd en kan je terugvinden hoe je dossier(s) kan volgen van medewerkers.

Wanneer een verzuim- of herstelmelding niet klopt, kan dit gecorrigeerd vinden. Eerst zoek je het dossier van de betreffende medewerker op. Vervolgens kan je via ‘acties’ de knop ‘trajectmutaties’ selecteren. Hier heb je de mogelijkheid om het traject te annuleren of bijvoorbeeld de eerste ziektedag of het verzuimpercentage te wijzigen.

Er zijn meerdere verzuimrapportages en andere soorten rapportages beschikbaar in Xpert Suite. Je komt bij de rapportages via ‘statistieken’ in het menu aan de linkerzijde in Xpert Suite. Wanneer je doorklikt op basisrapportages, staat bovenin de optie ‘index’. Hier zie je een overzicht van de verschillende rapportages en een korte beschrijving.

Dit wordt ook uitgelegd in de instructievideo ‘rapportages maken’.

Zie hiervoor de instructievideo ‘rapportages maken’.

De rapportage voor de verzuimverzekeraar heet ‘Ziektetrajecten_per_verzekeraar’. Deze vind je onder de basisrapportages in Xpert Suite. Je komt bij de rapportages via ‘statistieken’ in het menu aan de linkerzijde in Xpert Suite.

Let op; bij de verzekeraar kan je ‘verzekeraar onbekend’ invullen. Het is niet noodzakelijk om de naam van de verzekeraar toe te voegen aan het overzicht.

Hoe je een rapportage maakt, wordt uitgelegd in de instructievideo ‘rapportages maken’.

Wanneer het niet lukt om bepaalde werknemers te vinden of ze staan op anoniem, kan het zijn dat je nog geen toegang hebt tot de datakluis. Om hiervoor toegang te krijgen, moet je contact opnemen met de datakluisbeheerder binnen jouw organisatie. Meestal is dit bij HR belegd. Weet je niet wie de datakluisbeheerder is? Stuur dan een mail naar info@mkbasics.nl.

Het is mogelijk om een rapportage te maken met een overzicht van al jouw medewerkers. Deze heet ‘overzicht werknemer’ en is te vinden via statistieken in het menu aan de linkerzijde. Je hebt hierbij de mogelijkheid om te kiezen tussen een rapportage met een platte structuur en een hiërarchische structuur. Bij de platte structuur ontvang je een platte tabel met alle medewerkers onder elkaar. Bij de hiërarchische structuur ontvang je een tabel waarbij je iedere afdeling kan uitklappen om de onderliggende medewerkers te zien.

Hoe je een rapportage maakt, wordt uitgelegd in de instructievideo ‘rapportages maken’.

Documenten zijn terug te vinden onder het tabblad ‘trajectendossier’ in het dossier van de medewerker.

De notities zijn terug te vinden op de tijdlijn. Zoek het dossier van een medewerker op. Klik rechtsboven op ‘acties’ en vervolgens op ‘tijdlijn’. Op het overzicht voortgang kunnen de notities worden teruggevonden en notities worden gemaakt.

- Xpert Suite heeft een helder en gebruiksvriendelijk klantportaal.
- Persoonsgegevens zijn beschermd volgens actuele wet- en regelgeving en we voorkomen datalekken door te communiceren via de portalen.
- Meer tijd vanuit de zorgprofessionals voor de jullie organisatie en werknemers. Xpert Suite biedt betere ondersteuning voor onze zorgprofessionals.

Voor jouw medewerkers zal er niets veranderen aan onze dienstverlening.

Als je belangstelling hebt in een koppeling van jouw HR-systeem naar Xpert Suite, kan je dit aangeven bij jouw casemanager. Hier zijn kosten aan verbonden. 

Wanneer je een account heb in Visma Verzuim, krijg je automatisch een account in Xpert Suite. Op de dag dat jouw werkgever overgaat op Xpert Suite, ontvang je een uitnodiging om jouw account te activeren en een wachtwoord aan te maken.

Heb je nog geen account voor Visma Verzuim, maar wil je deze wel in Xpert Suite? Binnen iedere organisatie zijn er een of meerdere super-users aangewezen. Dit zijn dezelfde super-users als in het portaal van Visma Verzuim. Deze super-users zijn verantwoordelijk voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers. De super-user kan accounts aanmaken voor HR-medewerkers en leidinggevenden. Zodra de gebruiker is aangemaakt, ontvangt deze een mail om het account te activeren en een wachtwoord aan te maken.

Wanneer er een account voor je is aangemaakt, ontvang je eerst een mail met een link om je account te activeren en een wachtwoord aan te maken. Hierbij moet je een aantal stappen doorlopen. Klik op de link in de ontvangen mail om een wachtwoord aan te maken. De gebruikersnaam zie je ook meteen in dit scherm. Je registreert je mobiele telefoonnummer, waarna je op ‘bevestig SMS versturen’ klikt. Let op: voer het nummer in zonder streepje. Let op: Je kan er ook voor kiezen om een authenticatie app te gebruiken in plaats van een SMS via je mobiele nummer.

Zodra je dit hebt gedaan, kan je inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord op login.xpertsuite.nl. Aangezien Xpert Suite werkt met persoonsgegevens, wordt er altijd gevraagd om nog een extra stap om jezelf te identificeren door een code via SMS of authenticatie app.
Zie hiervoor de instructievideo 'eerste keer inloggen'. 

Indien je jouw wachtwoord bent vergeten, kan je klikken op ‘wachtwoord vergeten’. Hierna ontvang je een link op jouw e-mailadres om een nieuw wachtwoord in te voeren. Indien je jouw gebruikersnaam bent vergeten of het niet lukt om in te loggen, neem je contact op met de super-user binnen jouw organisatie. Zij kunnen aangeven wat jouw gebruikersnaam is en je opnieuw een uitnodigingsmail sturen om een wachtwoord aan te maken. Ben je een super-user of komt jouw super-user er niet uit? Mail dan naar info@mkbasics.nl voor vragen over het account.

Voor een vraag met betrekking tot inloggen of het aanmaken van een account in Xpert Suite, kan je terecht bij info@mkbasics.nl. Voor overige vragen kan je terecht bij jouw vaste aanspreekpunt binnen mkbasics.